Основа основ современного юридического мира — биллинг, т.е. почасовой учет рабочего времени сотрудников, на основе которого формируется цена услуги и который логично заканчивается выставлением счета и получением денег от клиента.

Часто система биллинга используется только для этого — с её помощью и с учётом почасовых ставок рассчитываются суммы, которые можно радостно выставить клиенту для оплаты.

Безусловно, это самая приятная функция биллинга для юрфирм, но не единственная. О том, как ещё может быть полезен биллинг, о чём юристы могут не догадываться, и пойдёт речь.

1. Утилизация и реализация — эти показатели стоит знать

В науке биллинга выделяют два фундаментальных показателя работы юридической фирмы — утилизацию и реализацию.

Утилизация (utilization) — это соотношение часов, которые компания планирует выработать (забиллить) к фактически учтённым в биллинге. Например, внутренние правила и обычаи фирмы предполагают, что обязанность каждого юриста биллить все 40 часов в неделю. По факту получается всего 36. В итоге, получаем показатель утилизации 90%.

Кстати, в американских фирмах средний годовой показатель биллинговых часов 1700–2300. Получается более 9 часов каждый рабочий день. И это именно часы, учтённые в биллинговых системах. Какие планы по часам ставят партнёры перед лоерами и паралигалами — остаётся только догадываться. По отечественным юрфирмам аналогичную статистику не встречали.

Но вернёмся к утилизации. Считается обычным, когда её показатель колеблется в пределах 75-90%. И знающие люди на основе этого могут делать простые, но важные выводы.

Так, если по юрфирме утилизация более низкая, чем обычный показатель, это может говорить о перегруженности компании персоналом. Более высокий, наоборот, о том, что юристы слишком загружены работой, что тоже не очень хорошо с точки зрения эффективности. Если же утилизация начинает зашкаливать за 100% — это ещё не повод для радости. Вполне возможно, что речь идёт о банальных завышениях часов, что потенциально чревато серьёзными вопросами со стороны клиентов.

Второй важный показатель — реализация (realization). Это часы, которые фактически включаются в счет клиента и оплачиваются им. Считается, что показатель реализации один из главных для характеристики финансовой силы юридической фирмы. И с этим сложно поспорить. На его величину оказывают прямое влияние предоставляемые скидки и списанные долги клиентов.

Если показатель реализации на уровне 80–85% и ниже, то ничего хорошего ждать не приходится. Явно менеджменту фирмы следует насторожиться и активно выяснять причины этого.

Если же показатель выше 95%, это может означать не только отличный уровень работы юрфирмы по сбору «дебиторки», но и то, что просто ставки юристов достаточно низкие, и для клиента не составляет большого труда их оплачивать. Соответственно, при таких показателях возникает соблазн эти самые ставки повысить.

Здесь, правда, стоит оговориться, что под реализацией иногда понимают и более узкий параметр, предполагающий только соотношение забилленных и выставленных часов.  Оплаченные часы оцениваются через другой показатель — collection.

Получается, что метрики биллинга могут «подбросить» партнёрам юрфирмы достаточно пищи для размышлений.

Рассчитывая и анализируя эти показатели на долговременной основе, фирма получает возможность эффективно управлять всеми важными процессами: от ценообразования до управления персоналом. Поэтому если в вашей компании всё ещё нет нормативных показателей утилизации и реализации, самое время их ввести и не забывать затем регулярно отслеживать.

2. Небиллинговые часы — незаслуженно игнорируемое время

Обычно небиллинговые часы мало интересуют юрфирмы. Оно и понятно — их не выставишь в счёте. Поэтому учёт таких часов также обычно не практикуется. А зря. Ведь не учитывая небиллинговые часы, фирмы утрачивают массу любопытной информации.

Прежде всего, не стоит забывать, что не все небиллинговые часы одинаковы. У некоторых видов небиллинговой деятельности явно в потенциале больше ценности, надежды на отдачу (return of investments (ROI), чем у остальных.  Речь, прежде всего, про бизнес-развитие, маркетинг и тому подобные активности. Очевидно, что лучше перераспределять небиллинговое время сотрудников в этом направлении, чем, например, требовать прохождения каких-то тренингов.

Кстати, время, которое тратят сотрудники на сам биллинг, также лучше учитывать и анализировать. Ведь это очень наглядно показывает эффективность процесса в юрфирме.

Учитывая такое небиллинговое время, менеджмент юрфирмы может быть неприятно удивлён, как много времени уходит на него. Кстати, по статистике 60% небольших юрфирм в США тратит на учёт биллинговых часов по 8 часов в месяц. Получается, что полноценный рабочий день уходит полностью на то, чтобы учитывать отработанное время. Биллинг, конечно, вещь важная, но стоит ли она такого повышенного внимания? Вряд ли.

Ведь более успешно это же время могло быть потрачено на более ценную небиллинговую работу, например, на развитие клиентов. Не говоря уже о работе биллинговой.

Поэтому один из рецептов повышения эффективности юрфирмы до безобразия прост — отслеживайте небиллинговое время и сокращайте его в такой части, которая во власти компании. Это может быть сделано за счёт упрощения внутренних процедур, автоматизации процессов, внедрении передового софта и прочих передовых вещей.

 

Совместный материал ProjectMate и Симплоера.