Американская ассоциация адвокатов (American Bar Association) попросила посетителей Tech Show 2015 проранжировать вызовы, с которыми сталкиваются их юрфирмы. Выяснилось, что самое сложное — это не привлечь и удержать клиентов, и даже не справиться с давлением на «экономику» фирмы (клиенты хотят большего за те же, а лучше — за меньше деньги), а идти в ногу с технологиями (http://businessoflawblog.com/2015/04/law-firm-challenge/).
Пока ещё доход юридической фирмы максимально зависит от биллинга. Поэтому важнейшим из всех видов технологической поддержки юристов сейчас является биллинговое ПО. Впрочем, это у нас его принято называть биллинговым. Коллеги из Великобритании и Штатов называют аналогичный софт программами для управления практиками юридической фирмы, что намекает на другие требования к программам, и, соответственно, не только биллинговый функционал.
В общем, как и обещали, начинаем тестировать системы управления юрфирмами. Первый подопытный — Клио (Clio). Эта система позволяет учитывать затраченное время, выставлять счета, хранить документы и обмениваться ими — в общем, организует жизнь юридической фирмы. Сайт — https://www.goclio.com/.
Стартовая страница выглядит так:
Как видно, на неё выведены ключевые данные: задачи (сегодняшние и просроченные), запланированные мероприятия, данные о счетах (ожидающих одобрения, ожидающих оплаты и просроченных). Отдельно вынесены повестка дня и счётчик времени. Во вкладке «Данные по фирме» (Firm Feed) на этой же странице отслеживаются все действия в системе.
Ощущения от главной страницы — удобно, но непонятно, почему план по биллинговым часам (Billable Hours Target) занимает так много места. Полезнее было бы показывать, сколько времени уже отработано за сегодня (неделю, месяц), и какое из этого времени — биллинговое.
Далее кратко расскажем обо всех вкладках. Сразу оговоримся — не стали детально тестировать некоторые моменты, которые, на наш взгляд, не являются основными, и не являются чем-то специфически-юридическим (календарь, постановка задач, обмен документами внутри системы, мессенджер).
Календарь (calendar)
Позволяет добавлять напоминания о задачах и сроках. И то, и другое можно выделять цветами.
задачи (tasks)
В этой вкладке устанавливают новые задачи. Их можно ставить как пользователям системы, так и юристам, которые ей не пользуются. В последнем случае коллеге по электронной почте придёт письмо со ссылкой для доступа.
Задачи можно ставить в рамках проекта, который ведёт фирма, или без привязки к нему (например, тренинги). Система может отображать как все задачи вместе, так и задачи с разными сроками исполнения отдельно (сегодня, завтра, на этой неделе, просроченные).
Можно настраивать уведомления о завершении задач и запускать счётчик времени на выполнение отдельной задачи. Уведомления о завершении отображаются в самой системе (у юриста, который выполнил задачу) и приходят на почту (тому, кто задачу поставил).
Не понравился следующий момент: у того, кто поставил задачу, она не отображается во вкладке с завершёнными задачами. Соответственно, руководителю нужно будет проверять почту.
проекты (matters)
Вкладка нужна для того, чтобы добавлять новые проекты и указывать всю необходимую информацию по ним. Здесь перечислены все проекты, которые можно рассортировать на текущие, завершенные и отложенные.
контакты (contacts)
Отображает все контактные данные, в том числе информацию о клиентах. Прямо из этой вкладки можно быстро выставить счёт, в котором будет указана вся контактная информация, а также перейти к проектам конкретного клиента.
деятельность (activities)
Позволяет запускать счётчик времени, заносить данные о расходах, не включённых в ставку (нотариус, почта и прочее), отдельных видах деятельности. Есть возможность рассчитывать работу по отдельным ставкам (например, копирование будет стоить дешевле подготовки заключения).
Ещё вкладка содержит данные о том, на какие проекты было затрачено время в течение дня. Информация по другим периодам (неделя, месяц) здесь недоступны, и её можно получить только из отчётов — на наш взгляд, неудобно.
счета (bills)
Эта вкладка для выставления счетов. Здесь находятся данные о том, какие счета были сформированы, об их одобрении внутри компании, выставлении, оплате или о том, что оплата отложена.
банковские счета (accounts)
Вкладка актуальна для стран, где возможна интеграция системы с банками. В этом случае вкладка позволит проверить баланс на счетах. Непосредственно в систему заносятся платежи через PayPal и специальный инструмент — Clio Payment Tool.
документы (documents)
Система позволяет загружать документы в облачное хранилище.
Ограничений по формату загружаемых файлов нет. Максимальный размер файла — 1 гигабайт, общий объём всех файлов не ограничен. Для хранения файлов больше 1 ГБ Клио предлагает использовать Dropbox или другие файлообменники.
Сюда же можно загрузить шаблон документа, в который система автоматически будет вставлять необходимые данные (регистрационные номера, названия, номера проектов, контакты и прочее). Для этого нужно вставить в загруженный шаблон ссылки на поля с соответствующей информацией.
Вкладка позволяет предоставлять клиентам доступ к документам, при этом клиенту не нужно оплачивать саму систему. Доступ предоставляется только к определённой папке, а не ко всем документам сразу.
Клиент может самостоятельно загружать документы по проекту, но редактировать добавленные юристами документы он не сможет. Для редактирования клиенту нужно будет скачать документ и загрузить обновлённую версию. Удобный момент: можно добавить следующую версию документа, нажав кнопку «добавить новую версию». Версии нумеруются автоматически, что не может не радовать.
Интересно, что удалить загруженные документы безвозвратно сразу не получится: в течение 30 дней они будут храниться в корзине, и только потом — удалены с серверов.
Работа с документами в системе понравилась: можно загружать сколько угодно документов (или просто синхронизировать их с другим файлообменником) и не мучиться с их пересылкой по почте. Единственный момент, на котором наша команда слегка взволновалась, — невозможность самостоятельно удалить документы.
общение (communications)
Здесь — сообщения и чаты во встроенном мессенджере. Если синхронизировать систему с Gmail или Outlook, можно настроить обмен данными между ними так, что письма будут сортироваться с привязкой к проектам. Это, естественно, круто, потому что поиск нужных писем становится проще в разы.
отчёты (reports)
В этой вкладке формируются отчёты о деятельности фирмы. Перечислены их виды и даны ссылки на страницы для их формирования.
собственно, учёт времени
Эта функция вынесена в отдельную боковую мини-вкладку, которую можно открыть на любой странице. На картинке ниже эта вкладка находится справа, на ней отображаются повестка дня, счётчик и последние открытые вкладки.
Видно, что счётчик в этой вкладке просто показывает затраченное время и не отображает проект, над которым вы сейчас работаете — на наш взгляд, не очень удобно. Также неудобно, что за выключением счётчика нужно следить, при отключении компьютера он исправно продолжает считать время.
Счётчик отображается и во вкладке «Деятельность». Здесь указываются суммарные показания счётчика из другой вкладки за день, а также номер проекта. В этой вкладке нельзя понять, сколько времени вы уже работаете над проектом. Для этого нужно остановить таймер и запустить его снова — мелочь, но неудобно (и даже может слегка бесить). Еще один неудобный момент — проекты, по которым время считалось вчера, автоматически не добавляются в эту вкладку, когда вы открываете её сегодня.
Невероятно, но факт: если запустить счётчик во вкладке «Деятельность», счётчик в боковой мини-вкладке (показана на картинке выше) будет недвижим, и наоборот: счётчик в Activities не запустится вместе со счётчиком в мини-вкладке. При этом они оба будут исправно считать время, просто отображать один из счётчиков этого не будет. Синхронизировать их можно только вручную: для этого достаточно зайти в счётчик, который показывает не то, что нужно, и запустить его.
Общее время, потраченное на проект, и все финансовые данные (время, включённое и не включённое в счета, оплаты) можно посмотреть в разделе «Метрика» (Info) вкладки с проектами. Выглядит доходчиво:
В этом же разделе во вкладке «Время» (Time) можно понять, как потраченное на проект время распределяется по сформированным счетам (например, время за первый день включено в счёт № 1 и т. д.).
Иногда бывает нужно редактировать данные о времени, которое затрачено на проект. Система это позволяет. Пользователь самостоятельно добавляет или вычитает нужное количество часов в определенном проекте. Сменить клиента тоже можно.
Comments by Администрация