Американская ассоциация адвокатов (American Bar Association) попросила посетителей Tech Show 2015 проранжировать вызовы, с которыми сталкиваются их юрфирмы.  Выяснилось, что самое сложное — это не привлечь и удержать клиентов, и даже не справиться с давлением на «экономику» фирмы (клиенты хотят большего за те же, а лучше — за меньше деньги), а идти в ногу с технологиями (http://businessoflawblog.com/2015/04/law-firm-challenge/).

Пока ещё доход юридической фирмы максимально зависит от биллинга.  Поэтому важнейшим из всех видов технологической поддержки юристов сейчас является биллинговое ПО. Впрочем, это у нас его принято называть биллинговым.  Коллеги из Великобритании и Штатов называют аналогичный софт программами для управления практиками юридической фирмы, что намекает на другие требования к программам, и, соответственно, не только биллинговый функционал.

В общем, как и обещали, начинаем тестировать системы управления юрфирмами.  Первый подопытный — Клио (Clio).  Эта система позволяет учитывать затраченное время, выставлять счета, хранить документы и обмениваться ими — в общем, организует жизнь юридической фирмы.  Сайт — https://www.goclio.com/.

Стартовая страница выглядит так:

Как видно, на неё выведены ключевые данные: задачи (сегодняшние и просроченные), запланированные мероприятия, данные о счетах (ожидающих одобрения, ожидающих оплаты и просроченных).  Отдельно вынесены повестка дня и счётчик времени.  Во вкладке «Данные по фирме» (Firm Feed) на этой же странице отслеживаются все действия в системе.

Ощущения от главной страницы — удобно, но непонятно, почему план по биллинговым часам (Billable Hours Target) занимает так много места.  Полезнее было бы показывать, сколько времени уже отработано за сегодня (неделю, месяц), и какое из этого времени — биллинговое.

Далее кратко расскажем обо всех вкладках.  Сразу оговоримся — не стали детально тестировать некоторые моменты, которые, на наш взгляд, не являются основными, и не являются чем-то специфически-юридическим (календарь, постановка задач, обмен документами внутри системы, мессенджер).

Календарь (calendar)

Позволяет добавлять напоминания о задачах и сроках.  И то, и другое можно выделять цветами.

задачи (tasks)

В этой вкладке устанавливают новые задачи.  Их можно ставить как пользователям системы, так и юристам, которые ей не пользуются.  В последнем случае коллеге по электронной почте придёт письмо со ссылкой для доступа.

Задачи можно ставить в рамках проекта, который ведёт фирма, или без привязки к нему (например, тренинги).  Система может отображать как все задачи вместе, так и задачи с разными сроками исполнения отдельно (сегодня, завтра, на этой неделе, просроченные).

Можно настраивать уведомления о завершении задач и запускать счётчик времени на выполнение отдельной задачи.  Уведомления о завершении отображаются в самой системе (у юриста, который выполнил задачу) и приходят на почту (тому, кто задачу поставил).

Не понравился следующий момент: у того, кто поставил задачу, она не отображается во вкладке с завершёнными задачами. Соответственно, руководителю нужно будет проверять почту.

проекты (matters)

Вкладка нужна для того, чтобы добавлять новые проекты и указывать всю необходимую информацию по ним.  Здесь перечислены все проекты, которые можно рассортировать на текущие, завершенные и отложенные.

контакты (contacts)

Отображает все контактные данные, в том числе информацию о клиентах.  Прямо из этой вкладки можно быстро выставить счёт, в котором будет указана вся контактная информация, а также перейти к проектам конкретного клиента.

деятельность (activities)

Позволяет запускать счётчик времени, заносить данные о расходах, не включённых в ставку (нотариус, почта и прочее), отдельных видах деятельности.  Есть возможность рассчитывать работу по отдельным ставкам (например, копирование будет стоить дешевле подготовки заключения).

Ещё вкладка содержит данные о том, на какие проекты было затрачено время в течение дня.  Информация по другим периодам (неделя, месяц) здесь недоступны, и её можно получить только из отчётов — на наш взгляд, неудобно.

счета (bills)

Эта вкладка для выставления счетов.  Здесь находятся данные о том, какие счета были сформированы, об их одобрении внутри компании, выставлении, оплате или о том, что оплата отложена.

банковские счета (accounts)

Вкладка актуальна для стран, где возможна интеграция системы с банками.  В этом случае вкладка позволит проверить баланс на счетах.  Непосредственно в систему заносятся платежи через PayPal и специальный инструмент — Clio Payment Tool.

документы (documents)

Система позволяет загружать документы в облачное хранилище.

Ограничений по формату загружаемых файлов нет.  Максимальный размер файла — 1 гигабайт, общий объём всех файлов не ограничен.  Для хранения файлов больше 1 ГБ Клио предлагает использовать Dropbox или другие файлообменники.

Сюда же можно загрузить шаблон документа, в который система автоматически будет вставлять необходимые данные (регистрационные номера, названия, номера проектов, контакты и прочее).  Для этого нужно вставить в загруженный шаблон ссылки на поля с соответствующей информацией.

Вкладка позволяет предоставлять клиентам доступ к документам, при этом клиенту не нужно оплачивать саму систему.  Доступ предоставляется только к определённой папке, а не ко всем документам сразу.

Клиент может самостоятельно загружать документы по проекту, но редактировать добавленные юристами документы он не сможет.  Для редактирования клиенту нужно будет скачать документ и загрузить обновлённую версию.  Удобный момент: можно добавить следующую версию документа, нажав кнопку «добавить новую версию».  Версии нумеруются автоматически, что не может не радовать.

Интересно, что удалить загруженные документы безвозвратно сразу не получится: в течение 30 дней они будут храниться в корзине, и только потом — удалены с серверов.

Работа с документами в системе понравилась: можно загружать сколько угодно документов (или просто синхронизировать их с другим файлообменником) и не мучиться с их пересылкой по почте.  Единственный момент, на котором наша команда слегка взволновалась, — невозможность самостоятельно удалить документы.

общение (communications)

Здесь — сообщения и чаты во встроенном мессенджере.  Если синхронизировать систему с Gmail или Outlook, можно настроить обмен данными между ними так, что письма будут сортироваться с привязкой к проектам.  Это, естественно, круто, потому что поиск нужных писем становится проще в разы.

отчёты (reports)

В этой вкладке формируются отчёты о деятельности фирмы.  Перечислены их виды и даны ссылки на страницы для их формирования.

 собственно, учёт времени

Эта функция вынесена в отдельную боковую мини-вкладку, которую можно открыть на любой странице.  На картинке ниже эта вкладка находится справа, на ней отображаются повестка дня, счётчик и последние открытые вкладки.

Видно, что счётчик в этой вкладке просто показывает затраченное время и не отображает проект, над которым вы сейчас работаете — на наш взгляд, не очень удобно.  Также неудобно, что за выключением счётчика нужно следить, при отключении компьютера он исправно продолжает считать время.

Счётчик отображается и во вкладке «Деятельность».  Здесь указываются суммарные показания счётчика из другой вкладки за день, а также номер проекта.  В этой вкладке нельзя понять, сколько времени вы уже работаете над проектом. Для этого нужно остановить таймер и запустить его снова — мелочь, но неудобно (и даже может слегка бесить).  Еще один неудобный момент — проекты, по которым время считалось вчера, автоматически не добавляются в эту вкладку, когда вы открываете её сегодня.

Невероятно, но факт: если запустить счётчик во вкладке «Деятельность», счётчик в боковой мини-вкладке (показана на картинке выше) будет недвижим, и наоборот: счётчик в Activities не запустится вместе со счётчиком в мини-вкладке.  При этом они оба будут исправно считать время, просто отображать один из счётчиков этого не будет.  Синхронизировать их можно только вручную: для этого достаточно зайти в счётчик, который показывает не то, что нужно, и запустить его.

Общее время, потраченное на проект, и все финансовые данные (время, включённое и не включённое в счета, оплаты) можно посмотреть в разделе «Метрика» (Info) вкладки с проектами. Выглядит доходчиво:

В этом же разделе во вкладке «Время» (Time) можно понять, как потраченное на проект время распределяется по сформированным счетам (например, время за первый день включено в счёт № 1 и т. д.).

Иногда бывает нужно редактировать данные о времени, которое затрачено на проект.  Система это позволяет.  Пользователь самостоятельно добавляет или вычитает нужное количество часов в определенном проекте.  Сменить клиента тоже можно.