Продолжаем тест софта от Clio (первая часть тут).

оплата и выставление счетов

При открытии нового проекта пользователь указывает, будет ли за него оплата (биллинговое оно или нет) и выбирает ставку.  Ставки подбираются гибко: почасовая ставка может быть стандартной для определенного пользователя (user default rate) или особенной (для клиента, custom rate), можно одновременно установить ставки для всех, кто работает на проекте.  Помимо традиционной ставки можно установить фиксированный бюджет (flat rate) и гонорар успеха в процентах.  Все ставки можно изменить при редактировании профиля проекта.

При запуске счётчика времени система сама определит, какую ставку указать.  При этом пользователь сталкивается с трудностями перевода: если указать любую ставку, кроме стандартной, Клио при запуске счётчика отображает её как ставку по проекту (matter rate), что на первых порах может внести путаницу.

Запуск счётчика позволяет указать ещё один вид ставки, который нельзя выбрать, когда новый проект заводится в систему — ставку за вид деятельности, или activity rate (поездка к клиенту, написание договора и т.п.).  Эту ставку, в свою очередь, можно установить в виде почасовой ставки по умолчанию, почасовой ставки за вид деятельности или ставки за это действие в принципе (например, за копирование одного листа).

Ставку за вид деятельности можно менять при каждом запуске счётчика — одну и ту же работу, выполняемую в разное время, можно оценивать по-разному.

Любопытно, что Клио не позволит применить activity rate с почасовой ставкой в проекте, по которому установлено твёрдое вознаграждение.  Фиксированные ставки сочетаются только друг с другом.

Система позволяет учитывать расходы по проектам (например, на такси или нотариуса) и загружать подтверждающие документы в папку по проекту, с которым они связаны.  Всё хранится в одной папке, с привязкой к проекту, — очень удобно.

Каждому клиенту можно установить платёжный профиль с индивидуальным периодом отсрочки платежа, начислением процентов или без него.  Вся информация из профиля будет автоматически заноситься в каждый счёт, выставляемый клиенту. Тоже весьма полезный момент — не нужно выверять условия оплаты, указанные в счёте, достаточно один раз ввести их в систему.

Счета, которые формирует Клио, могут выставляться как в долларах, так и в рублях или Евро.  Система может готовить счета разным клиентам в разной валюте, правда, реализовано это не очень удобно: сначала нужно создать счёт в валюте по умолчанию, а потом — отредактировать его и выставить нужную.

Счета могут быть разной степени детализации:

(1) подробная разбивка (например, ксерокопирование, анализ договоров, поиск практики, выступления в суде и прочее);

(2) перечисление видов деятельности с указанием часов, ставок и сумм (например, всего за выступления в суде — столько-то);

(3) счёт одной строчкой, без каких-либо уточнений.

Вот как это выглядит:

Clio Generate Bills

Одобрять сформированные счета и предоставлять клиенту доступ к ним можно не выходя из системы.

Для этого клиенту направляется письмо со ссылкой, которая позволит получить доступ к некоторым вкладкам, в том числе к вкладке со счетами, которыми с ним поделились.

Клио позволяет контролировать оплату счетов, но в наших условиях совместить её с банковскими программами пока вряд ли возможно.

АНАЛИЗ ДАННЫХ

Клио может формировать 5 видов отчётов: биллинговые, по клиентам, по проектам, по доходности (по компании в целом и по отдельным юристам) и по утилизации / реализации (productivity reports).  Остановимся подробнее на отчётах по доходности в целом и на отчёте по утилизации / реализации.

Отчёты по доходности позволяют понять, сколько затраченного времени было включено в счета (забиллено) и стоимость этого времени, сколько времени забиллено не было и стоимость незабилленного времени, суммы налогов и расходов, а также оплаченные суммы по всему перечисленному.

Отчёты по утилизации и реализации можно сформировать в двух видах: по времени и по деньгам.  В оба отчёта включаются только данные, включённые и не включённые в счета (забилленные и не забилленные).  Соответственно, утилизацию и реализацию предполагается считать, сопоставляя эти показатели.

наши общие впечатления от системы

Позитивный момент: система воспринимает русский язык без какого-либо отторжения.

При освоении вкладок «Задачи» и «Деятельность» столкнулись с некоторой неинтуитивностью системы.  С первого раза неясно, в какую вкладку лучше записывать проекты, чтобы запустить учёт потраченного на них времени.  После нескольких попыток становится ясно, что для биллинга удобнее пользоваться вкладкой «Деятельность».  Добавление проектов для учёта времени проблем не вызывает — можно вводить любую часть названия.

Попробовали завести задачу и сохранить её как проект (проект — на уровень выше, в рамках него ставятся задачи, выставляются счета и, в целом, ведётся учёт времени).  Выяснили, что система этого не позволяет — неудобно.

Первоначально пугает, что юристу, которому была поставлена задача, предоставляется доступ ко вкладкам со счетами и календарём.  Затем выясняется, что события в календаре и счета, которыми вы с этим юристом не поделились, отображаться у него не будут.  Самостоятельно выставить счета у непричастного юриста не получится.  Удобный момент — подготовленные документы коллега сможет загружать прямо в систему, а не пересылать по почте.

Неясно, почему, но свежедобавленные задачи, которые нужно завершить сегодня, не отображаются на главной странице в разделе «Задачи на сегодня» (Tasks Due Today).

Система «облачная», не предполагающая установки на компьютер.  Первый плюс очевиден — можно работать откуда угодно (кстати, есть версии для iOs и Андроида). Второй плюс — не нужно выделять для программы сервер, отвлекать на неё IT-специалистов и нести сопутствующие расходы.

Основная тема для беспокойства, в том числе зарубежных коллег, — безопасность данных, которые хранятся в системе.  Вопрос становится еще более насущным с учётом того, что Клио позволяет загружать файлы и предоставлять к ним доступ.  В ответ на сомнения в безопасности сайт компании заверяет, что все данные шифруются, каждый день сохраняется множество резервных копий документов.

Система позволяет синхронизировать контакты с Google и Outlook, а файлы — с Google Drive, Dropbox, Microsoft One Drive.

Многие полезные вещи по пользованию системой (например, о загрузке счетов в фирменном стиле компании или о смене валюты, в которой всё считается по умолчанию) можно почерпнуть в меню «Настройки» (Settings), иконка которого, к сожалению, не самая приметная.

Техподдержка работает более или менее оперативно: на наше первое письмо ответили примерно через 6 часов, на второе — примерно через десять.  Нужно принимать во внимание, что специалисты находятся в Канаде.  Оба ответа были по существу, по одному из вопросов приложение скриншота помогло бы сэкономить время.

вывод

Продвинутой юрфирме (бутиковой или средних размеров) Клио, скорее всего, понравится: без больших сложностей в освоении и проблем софт позволит решать ключевые задачи — считать время юристов, гибко определять ставки и выставлять счета в разных валютах.  Без внимания не останутся и организационные возможности: хранение любых документов с привязкой к проектам, синхронизация хранилища документов с Dropbox и прочими, установление сроков.

Умеренная простота программы и адекватный user experience позволят юристам быстро освоиться в ней. По нашим ощущениям, Клио не вызовет у них тотального отторжения и боли в использовании, поэтому высок шанс не только внедрения, но и постоянного использования в работе.

Финансиста юрфирмы, скорее всего, привлечёт лёгкость и гибкость выставления счетов.  Думаем, что его заинтересуют биллинговые отчёты: о выставленных и оплаченных счетах, о неоплаченных суммах и отчёты о балансах по проектам.  Последние суммируют данные с привязкой к конкретным проектам: сколько времени затрачено, сколько выставлено клиенту, сколько будет выставлено, сколько оплачено и прочее.  Скорее всего, финансист будет пользоваться и некоторыми отчётами, предоставляющими информацию по клиентам, например, отчётом о балансах по клиентам, а также «кредитным» отчетом по каждому (или всем) клиентам, который позволяет суммировать данные по постоплатам.

Партнёру фирмы будут, в первую очередь, интересны показатели утилизации и реализации.  А вот чего не будет хватать — так это отчёта, суммирующего показатели по проектам, приходящимся как на каждого юриста, так и на всю фирму (кто и сколько ведёт биллинговых и небиллинговых проектов, по скольким проектам выставлены счета и на какие суммы, если не выставлены — то по какой причине, какие из этих счетов оплачены).  Сейчас эту информацию получить можно, но для этого нужно сопоставить несколько отчётов.

Обобщим. Нам система понравилась: осваивать несложно, главный функционал работает без проблем.  Функций в системе даже больше, чем можно реализовать (яркий пример — оплаты).  Впечатлились цельностью системы — доступ к любой функции есть из нескольких мест (например, с ходу можно вспомнить три вкладки, из которых можно запустить счётчик времени).  Ну и, естественно, не смогли пройти мимо интеграции с файлообменниками и почтовыми программами. Так что заслуженно Клио является одним из ключевых игроков на рынке юридического софта.