В прошлом материале, посвящённом биллингу, рассказали, что интересного может узнать юрфирма из анализа отработанных и выставленных юристами часов. Идём далее и кратко рассмотрим, какой же софт для биллинга предлагают разработчики, в чём его отличительные черты. Для примера взяли 4 программы: три зарубежных (Clio, Elite, Reuters) и одну отечественную (ProjectMate).

В качестве бонуса также узнаете, что нам прокомментировали по биллинговому софту его непосредственные пользователи из ведущих юрфирм.

Стандартные и дополнительные опции программ

Очевидно, что основная цель биллингового софта — эффективно учитывать и оперативно выставлять клиентам часы, отработанные юристами; управлять их загрузкой и ставками. Собственно, цели определяют и общий для всех программ функционал. Стандартный набор опций может выглядеть так:

(1)           таймер (учёт времени юристов);

(2)           календарь (дедлайны, другие важные события);

(3)           биллинг (обобщение учтённого времени, аналитика, выставление счетов клиентам).

Продвинутые системы могут предлагать и дополнительные опции: например, специальные базы данных, архивы дел и форм документов. Некоторые поставщики выходят за рамки привычной юриспруденции и предлагают смежные, управленческие решения. Например, у Reuters за дополнительную плату можно добавить блок project management.

Размещение софта: облако vs сервер

Биллинговый софт, как и многие программы сейчас, по способу размещения можно разделить на облачные и серверные. Пробежимся по их отличительным характеристикам.

(1)           Облачные:

  • информация хранится на сервере компании-разработчика софта;
  • клиенту предоставляется доступ непосредственно к «облаку»;
  • контроль за работоспособностью системы и обновления непосредственно через Интернет;
  • защита данных: резервное копирование, быстрое реагирование на хакерские атаки, сохранение конфиденциальности при помощи ограничения доступа.

(2)           Серверные:

  • информация хранится на сервере юрфирмы;
  • контроль за работоспособностью системы и обновления, обычно, силами собственных ИТ-спецов;
  • защита данных: резервное копирование, реагирование на хакерские атаки занимает какое-то время.

Как видно, у каждого из вариантов есть свои плюсы.

«Облако» требует меньшей вовлечённости сил компании в софт, не надо сильно «нагружать» заботами свой ИТ-отдел. С другой стороны, хранение конфиденциальных данных вовне вряд ли придётся по душе многим клиентам. У серверного софта таких сложностей не возникает, зато можно ждать подвоха из-за недостаточной оперативности обновлений или вероломного вторжения в систему со стороны хакеров.

Обзор основных характеристик

Безусловно, выбор софта для биллинга — дело ответственное. Для удобства свели в одну таблицу отдельные показатели выбранных программ.

Критерии Clio Elite (ProLaw) Reuters ProjectMate
Технические показатели
Размещение Облако Облако Облако Серверное, можно подключить облако. Возможно полностью облачное
Наличие мобильной версии системы Да:
· iOs
· Android
Да:
· iOS
Да:
· iOS
· Android
· Blackberry
Да:
· iOS
· Android
Возможности системы
Календарь

+

+ +

+

Систематизация  информации

+

+ +

+

Отслеживание времени

+

+ +

+

Формирование и выставление счетов

+

+ +

+

Поиск по законам +
FastCase
+
Westlaw / WestlawNext
+
WestlawNext
-
Русский язык

-

- -

+

Цена (один пользователь / мес.) $39-99 $5 200 (единовременно) $9.95-40 RUB 695-895

 

Функционал биллингового софта, безусловно, важен. Если юрфирма планирует лишь учитывать часы для последующего выставления клиентам, то особо «навороченная» программа не требуется.  Этот вариант подходит для первой фазы работы компании, когда клиентов не очень много, и тенденции анализируются больше интуитивно.  В отдельных случаях для таких задач хватает и экселя.

Если же цели более грандиозные — использовать софт для аналитики, выставления счетов, привязки документов к конкретным записям, организации совместной работы и т.д., к выбору софта имеет смысл подойти вдумчиво.

Наконец, не стоит забывать про такой немаловажный фактор как UX (user experience). Юристов всех стран точно объединяет одно — неприязнь к процедурам биллинга. Все эти заполнения полей и описания работ. Не в последнюю очередь, такое отношение вызвано удобством использования самого софта. А точнее, недостатком этого удобства. Поэтому перед приобретением софта лучше дать потестировать его своим юристам для последующей оценки по шкале отвращения.

Cлово пользователям

А как на практике обстоят дела с биллинговыми программами? Решили узнать это у непосредственных пользователей из ведущих юрфирм.

Пообщались на эту тему с Александром Ермоленко, партнёром «ФБК Право» и Сергеем Савельевым, партнёром юридической фирмы «Некторов, Савельев и Партнеры». Также хорошо осведомлённые источники рассказали нам про одну из упоминавшихся выше программ – ELITE.

Получилось крайне познавательно.

Law Re-Invented: Какой софт используете и как долго? 

Александр Ермоленко: Пользуемся самописной программой, сделанной нашей командой по Лотусу уже больше 10 лет назад. Про специализированные юридические программы думаем периодически, но пока ничего не меняем, наша достаточно удобная.

Сергей Савельев: у нас AELITA PSA Law Firm Business Suite.

Осведомлённый источник: пользовался ELITE более 2 лет.

LawRe: Что больше всего неудобно? Каким должен быть софт для биллинга, чтобы перестать быть стрессовой программой для юристов?

Александр: для современных условий очень нужно заполнение с мобильных устройств, от отсутствия такой возможности страдаем. Да и сама база достаточно тяжёлая, на низких скоростях вай-фая долго грузится. В остальном довольны.

Сергей: неудобство вызывают неинтуитивный и громоздкий интерфейс, плохая оптимизация. Хороший софт должен быть, прежде всего, простым (user friendly), интерактивным, автоматизированным.

ОИ: ELITE очень неудобна в поиске определённых данных. Так, например, не мог легко «выловить» сведения по выручке. Приходилось немало постараться для этого. Сложно было заполучить и информацию в разрезе всей практики, а не конкретного юриста. Но всё же не считаю, считаю, что это стрессовая программа.

А сделать её ещё комфортнее можно за счёт создания набора хороших формулировок, которые можно использовать при заполнении слипов. Само собой, биллинговый софт должен позволять рассчитывать выручку как по каждому клиенту, так и по конкретному проекту.

LawRe: Что супер-удобно? И вообще бывает ли такое?

Александр: про что-то супер-удобное не скажу, ничем не восхищён.

Сергей: Супер-удобного нет.

ОИ: было легко вытаскивать необходимую управленческую информацию. Выставление счетов, завязанное на коды из биллингового софта, занимало меньше времени, чем на предыдущем месте (с другим софтом).

LawRe: Сколько длился период адаптации к программе?

Сергей: сотрудниками биллинг, как набор операций, осваивается за полчаса, а полная адаптация 1 – 2 недели.

ОИ: К самой программе какой-либо адаптации не было. Проблема больше возникла из-за того, что на предыдущем месте работы был иной подход к KPI. Приходилось перестраиваться.

LawRe: Есть ли в вашем софте дополнительные функции для анализа показателей по фирме (утилизация, реализация и т.п.)?

Александр: дополнительных функций нет, что прискорбно, этого бы очень хотелось (расчёт показателей реализации и утилизации).

Сергей: есть анализ утилизации и реализации.

ОИ: в ELITE nакие функции были, но зачастую нужен был спецдопуск, что несколько усложняло и затягивало процесс получения нужных показателей.

LawRe: Есть ли дополнительные функции, не связанные с биллингом (календарь, создание шаблонов). Пользуетесь? Нужны ли они вообще для биллингового софта?

Александр: таких дополнительных функций в программе нет, всё это у нас рядом в Лотусе (например, календарь).

Сергей: есть огромное количество функций — интеграция со сторонним офисным софтом, базы документов, клиентов, проектов, судебных процессов, напоминания.

Пользуемся только биллингом и базой документов (реже). Остальными не пользуемся или пользуемся крайне редко, так как удобство значительно принесено в жертву универсальности.

Что касается необходимости таких функций, то для биллингового софта главное скорость и полнота учета времени. Наличие доп.функций может быть плюсом, только если не страдает основная задача.

ОИ: безусловно, в ELITE таких функций хватает. Но особой ценности в них не вижу. Обычно в любой программе используешь функционал на 10-20% максимум. Биллинговый софт не исключение.